Продолжение видеоурока по совместному планированию проекта в Microsoft Project

Предлагаем вам посмотреть наш новый видеоурок. В этом ролике продолжается и завершается тема совместного создания плана проекта в Microsoft Project, возможности которого дополнены нашим программным продуктом PlanBridge. Тема достаточно обширная, поэтому пропущены некоторые подробности, которые могут быть не очевидны начинающим пользователям. Просим вас не стесняться задавать вопросы.

Видеоряд снабжен полными субтитрами: даже если вы не можете включить звук, вы можете прочесть все комментарии тренера прямо в проигрывателе.

Добрый день. Компания Brise представляет второй видеоурок, подготовленный аналитиком строительных проектов Виталием Денисовым.

В первом видеоуроке мы изучили совместные действия рабочей группы проекта по созданию общего календарного плана с помощью Microsoft Project, его дополнения PlanBridge и обменных документов Excel, размещенных в общем облачном хранилище. В результате был сформирован укрупненный график блоков работ и контрольных точек 2-го уровня иерархической структуры, а также пул основных материальных ресурсов для назначения на работы детализированного плана.

В этом уроке продолжим изучать действия планировщика и удаленных участников процесса планирования по дальнейшей детализации нашего плана, определению сроков работ, а также назначению материальных и трудовых ресурсов в обменных документах Excel, для последующей загрузки данных в наш проект Microsoft Project.

Вначале настроим дополнительные текстовые поля таблицы задач для включения в обменный документ уточняющих данных о разбивке фронта работ по отметкам и осям, и дальнейшего их заполнения ответственными.

В ранее созданном текстовом поле «Ответственный» содержатся имена участников, для которых планировщик должен создать отдельные обменные документы Excel, для последующей детализации задач и назначения ресурсов. Посмотрим, как настроить в PlanBridge схему экспорта-импорта этой группы обменных документов по ответственным участникам, также называемым кураторами.
Нажимаем кнопку «Настройка схем» панели инструментов РlanBridge. В открывшемся окне выбираем предварительно настроенную схему в общем списке, и просматриваем настройки в каждой вкладке окна настройки схемы.

  • На вкладке «Описание» задаются пояснения по заполнению полей обменного документа, который получит каждый ответственный.
  • На вкладке «Столбцы» выбираются поля задач и назначений проекта в Microsoft Project, которые необходимо включить в обменный документ, а также устанавливаются галочки «Загружать» для тех полей, данные которых нужно будет импортировать из обменного документа обратно в проект Project.
  • На вкладке «Задачи» в группе «Распределение задач» устанавливаем галочки «Распределять задачи» → «по кураторам» и выбираем имена тех ответственных, для которых будут создаваться отдельные обменные документы. В этих документах ответственные будут детализировать свои блоки работ.
  • На вкладке «Данные назначений» включаем отображение в обменном документе Диаграммы Ганта с разбивкой повременных данных по неделям, в группе «Данные ресурсов» включаем отображение повременных данных Трудозатрат, а также включаем отображение итоговых полей назначений.
  • На вкладке «Дополнительно» определяем количество создаваемых в обменном документе пустых строк для добавления новых детализирующих задач, назначения ресурсов на задачи, создания дополнительных ресурсов. Включаем импорт данных ресурсов в файл Microsoft Project.

Закрываем окна настройки схем и нажимаем кнопку «Сохранить документ». В открывшемся окне выбираем настроенную схему. Далее в окне проводника выбираем папку, синхронизируемую с облачным хранилищем OneDrive, и задаем наименование обменного документа. Нажимаем «Сохранить».

Проверяем наличие в выбранной папке группы выгруженных обменных документов с именами ответственных.

Получаем ссылку для доступа в общую папку хранилища OneDrive через Интернет. Переходим в почтовую программу Планировщика и отправляем всем ответственным ссылку на эту папку OneDrive.

Ответственный Иван Каркасов открывает свой почтовый ящик, и видит там ссылку на общую папку с обменными документами. Открываем ее в интерфейсе браузера. Ответственный выбирает предназначенный ему документ со своей фамилией, и скачивает его для редактирования на своем компьютере.

Далее ответственный открывает этот обменный документ в программе Excel. Там на вкладке «Использование задач» находится таблица с полями данных Microsoft Project, которые планировщик настроил в схеме экспорта-импорта. В поле «Наименование задач» видим суммарную задачу, и задачу, которую должен детализировать данный ответственный. Чтобы отобразить строки для внесения детализирующих задач и назначений, необходимо развернуть структуру таблицы.

Ячейки с желтой заливкой предназначены для внесения наименований детализирующих работ. Ячейки поля «Ресурсы» с голубой заливкой предназначены для назначения ресурсов на существующие и создаваемые работы плана. Все ячейки, предназначенные для того, чтобы их данные загрузились обратно в план Microsoft Project, выделены пунктирной границей.

Ответственный заполняет необходимые данные в строке каждой новой задачи, затем в выпадающем списке выбирает ресурсы из пула для назначения на эту задачу.

Кроме загруженных из проекта Microsoft Project ресурсов, ответственный может добавить свои дополнительные ресурсы через лист ресурсов, который присутствует в обменном документе. Для этого он открывает лист «Ресурсы», видит список существующих ресурсов, импортированных из Project, и добавляет в желтые ячейки наименования тех ресурсов, которые он потом дополнительно планирует назначить на новые задачи. Созданные ресурсы становятся доступными в выпадающем списке для назначения на задачи. Ответственный выбирает нужные ему наименования, и вносит их в выделенные голубым цветом ячейки. В поле «Трудозатраты» ответственный указывает соответствующие им объемы работ, или количество трудозатрат трудовых ресурсов. Планирование объема работ и трудозатрат ресурсов возможно как в общем поле «Трудозатраты», так и в повременных полях с распределением по неделям. Это выполняется в зоне временной шкалы диаграммы Ганта.

После внесения всех необходимых данных по детальным задачам и назначениям, ответственный сохраняет документ, и выкладывает его в общую папку OneDrive, заменяя существующий там файл пустого обменного документа.

Аналогичным образом открывает общую папку по ссылке другой ответственный, выбирает свой документ, но он предпочитает редактировать его и вносить необходимые детализирующие данные непосредственно в интерфейсе веб-браузера. Это позволяет сделать Excel Online.

В интерфейсе Excel Online ответственный может выполнять все те же операции по заполнению обменного документа, что и в десктопе Excel. Но при данном способе редактирования нет необходимости скачивать, сохранять заполненный документ, и загружать его в общую папку облачного хранилища. Обновление заполненного документа происходит автоматически. Кроме того, такой способ редактирования документа доступен даже с планшета без установленной программы Excel. Достаточно наличие любого веб-браузера и подключения к Интернет.

После заполнения обменного документа, ответственный его просто закрывает, а все внесенные изменения автоматически синхронизируются с файлами, сохраненными в папке планировщика с помощью клиентской программы OneDrive.

Аналогично, выбрав один из продемонстрированных способов, заполняют свои обменные документы остальные ответственные. Внесенные данные синхронизируются с локальными файлами планировщика, после чего он может выполнить загрузку данных из всех документов в общий план проекта Microsoft Project. Чтобы оценить результаты загрузки обменных документов в план, перед загрузкой просмотрим представления «Использование задач», «лист ресурсов», «использование ресурсов». Как видите, пока в этих представлениях нет данных о новых ресурсах и их назначениях.

Для просмотра и обновления созданных планировщиком обменных документов, нажимаем кнопку «Менеджер документов», и в открывшемся окне менеджера видим список с датами создания пакета документов. Нажимаем кнопку «Получить и обновить». В окне уведомления РlanBridge видим информацию о количестве документов, обновленных после их создания, а в столбце «Получен/обновлен» – дату и время последнего обновления документов.

Через окно менеджера можно выполнить загрузку в план Microsoft Project как одного выбранного обменного документа, так целого пакета из нескольких документов. Для этого необходимо выделить строку нужного документа, или наименование пакета, и нажать кнопку «Загрузить в проект». После выполнения загрузки список обменных документов, подлежащих загрузке, очищается, но если установить галочку «Показать загруженные», можно увидеть уже загруженные документы в списке.

Для того чтобы увидеть результат загрузки нашего пакета обменных документов, нужно закрыть окно менеджера.

Как видите, все данные детализирующих работ и назначенных ресурсов подгрузились в соответствующие блоки работ нашего плана в Microsoft Project. Открываем представление «Использование задач», и видим, что данные о назначениях и их распределении по временным периодам также загрузились из обменных документов в наш проект. Также видим распределение трудозатрат ресурсов в привязке к их назначениям на задачи, в представлении «Использование ресурсов». Перейдем на лист ресурсов, и видим те трудовые ресурсы, которые были добавлены ответственными в обменных документах. Они добавились в общий пул, и красным цветом подсвечены те ресурсы, которые перегружены в определенные периоды времени. Выделим подсвеченные ресурсы, и добавим максимальное количество доступных ресурсов в соответствии с их пиковой загрузкой.

Далее планировщик переходит в представление диаграммы Ганта, и устанавливает необходимые технологические связи между контрольными вехами, задачами, и отдельными этапами второго уровня, для того чтобы рассчитать критический путь плана. В столбце «Индикаторы» он может отслеживать превышение крайних сроков суммарных задач, вследствие детализации ответственными отдельных этапов работ. Видим критический путь нашего плана. Теперь можем сохранить базовый план проекта для его дальнейшего утверждения.

После этого планировщик может перейти на вкладку отчетов, и просмотреть данные в виде дешбордов наглядных отчетов о распределении по временным периодам объемов работ, а также накопительное освоение объемов. В отчете о загрузке трудовых ресурсов можно увидеть количество трудочасов каждого ресурса по временным периодам, а также доступное количество. В отчете по затратам можно увидеть распределение бюджета по видам работ, накопительное освоение бюджета (освоение сметной стоимости), а также предполагаемый план освоения по месяцам.

Таким образом, мы завершили выполнение всех процессов нашего сценария по совместной разработке плана проекта. Теперь вы легко сможете реализовать подобный сценарий на ваших проектах. Для этого приобретайте на нашем сайте надстройку PlanBridge для десктопа Microsoft Project, устанавливайте ее на компьютере планировщика и работайте в команде.

Желаю успехов!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>