Сбор и учет в Microsoft Project фактических данных об исполнении проекта

После успешного завершения планирования и запуска проекта наступает длительный этап его реализации, в ходе которого необходим регулярный сбор фактической информации для отслеживания прогресса выполнения проекта. Поэтому мы записали логическое продолжение серии видеоуроков, посвященных Microsoft Project. В этом уроке показаны сценарии актуализации плана проекта в результате загрузки фактических объемов работ и трудозатрат в MS Project. Фактические данные поступают от нескольких ответственных участников рабочей группы в виде обменных документов Excel. Документы создаются и загружаются в план MS Project с помощью надстройки PlanBridge.

Видеоряд снабжен полными субтитрами: даже если вы не можете включить звук, вы сможете прочесть рассказ преподавателя прямо в проигрывателе.

Добрый день. Компания Brise представляет третий видеоурок, подготовленный аналитиком строительных проектов Виталием Денисовым.

В предыдущих видеоуроках мы рассмотрели, как планировщик может удобно организовать совместную разработку плана проекта с участием рабочей группы ответственных специалистов. Он делает это с помощью десктопа Microsoft Project и надстройки PlanBridge, рассылая специальные обменные документы Excel и импортируя их обратно в план проекта.

Сегодняшний урок адресован руководителям проектов и планировщикам службы Заказчика и Генподрядчика. Зачастую в процессе реализации проекта они вынуждены собирать от подрядчиков информацию о выполненных объемах работ и фактических сроках выполнения в телефонном режиме, на оперативных совещаниях или в произвольных отчетах. Затем им приходится вручную переносить фактические данные в общий оперативный план проекта.

В этом уроке я покажу сценарии актуализации плана посредством учета фактических данных, которые поступают от нескольких удалённых ответственных в виде специальных обменных документов Excel, и оперативно загружаются в общий план Microsoft Project. Такой подход позволяет в несколько раз сократить время планировщика и руководителя проекта, необходимое для актуализации, а также своевременно выявлять наметившиеся отклонения темпов выполнения работ и принимать адекватные управляющие решения.

В качестве примера используем простой план выполнения двух видов работ, выполняемый двумя подрядчиками на многоэтажном объекте.

Бригада Подрядчика 1 выполняет кладку внутренних стен и перегородок на каждом этаже объекта, а бригада Подрядчика 2 так же последовательно выполняет бетонирование черновых полов во внутренних помещениях.

В представлении «Использование задач» можно увидеть, что на каждую работу назначен определенный физический объем как материальный ресурс, а также определенное количество единиц трудовых ресурсов, которые должны по плану выполнять данный объем работ. Плановые объемы работ и трудозатраты бригад подрядчиков распределены по дням на временной шкале.
Для того чтобы PlanBridge мог создавать раздельные обменные документы по подрядчикам для учета факта выполненных работ, в отдельные текстовые поля внесены наименования подрядчиков и адреса электронной почты.

Для создания и рассылки учетных обменных документов необходимо создать схему экспорта/импорта. Для создания схемы нажимаем кнопку «Настройка схем», но схема у нас уже есть. Выберем нужную нам схему из списка, и нажимаем кнопку «Изменить», чтобы просмотреть выполненные настройки.

  • На вкладке «Описание» можно заполнить поле «Инструкция» с деталями заполнения обменного документа.
  • На вкладке «Столбцы» из перечня полей Microsoft Project выбираются те столбцы, которые будут присутствовать в обменном документе.
  • На вкладке «Задачи» включен фильтр незавершенных задач. Также выбрано текстовое поле «Текст1», которое используется для указания, к какому подрядчику относится задача, чтобы потом распределить задачи по обменным документам подрядчиков.
  • На вкладке «Данные назначений» ставим галочку в чекбоксе «Отображать диаграмму Ганта и данные за период», задаем отображаемый период две недели, и интервал деления периода один день. В блоке «Данные ресурсов» выбираем отображать базовые трудозатраты и редактировать фактические. Также устанавливаем галочку в чекбоксе «Отображать поля назначений» для вывода итоговых базовых трудозатрат и уже выполненных итоговых фактических объемов работ.

Закрываем окна настройки схем и переходим непосредственно к созданию учетных документов по заданной схеме для рассылки ответственным. Нажимаем кнопку «Сохранить документ», выбираем настроенную схему, и выбираем папку для сохранения группы обменных документов, задаем ее наименование. Экспорт обменных документов в указанную папку завершен.
Теперь нам необходимо предоставить общий доступ к этой папке с помощью клиентской программы OneDrive. Мы создаем специальную ссылку, и отправляем ее ответственным, для того, чтобы они могли скачать обменные документы и внести в них фактические данные.

Ответственные подрядчика открывают по ссылке папку с вложенными учетными документами, и могут либо скачать документы, либо открыть в Excel Online для редактирования и внесения фактических данных.

Рассмотрим теперь подробнее, каким образом вносятся фактические данные в учетный документ. Ответственный первого подрядчика открывает свой документ в Excel. Как видите, этот документ содержит только те работы, которые выполняет подрядчик номер 1. Структура первого листа обменного документа идентична представлению «Использование задач» в Microsoft Project. В левой части находятся таблица с выбранными в настройках схемы итоговыми полями. При этом она содержит строки задач, и строки данных назначенных объемов и трудовых ресурсов.

В правой части листа обменного документа отображены отрезки диаграммы Ганта в соответствующих интервалах времени. Ячейки, выделенные пунктирной линией, предназначены для ввода фактически выполненных по дням объемов работ и трудозатрат рабочих. Ответственный вносит фактические данные о выполнении объемов работ по отметкам, и фактические трудозатраты рабочих бригад за отчетный период.

В данном примере я смоделировал, что бригада каменщиков оказалась не полностью укомплектованной в соответствии с планом, и фактически работало не 15, а 10 человек. В результате производительность и трудозатраты первого Подрядчика по дням оказалась меньше. Это привело к тому, что работа на первой отметке объекта была завершена на день позже.
Если работа по кладке на определенной отметке полностью выполнена, и фактический объем оказался меньше запланированного, в поле трудозатраты необходимо откорректировать значение итоговых проектных объемов и трудозатрат рабочих.

В текстовом поле можно кратко указать текущие производственные и организационные проблемы по выполнению работ, требующие внимания и управляющего решения от руководства.
После внесения всех необходимых фактических данных по выполнению работ ответственный Подрядчика обновляет отчетный документ в общей папке облачного хранилища.

Более удобным способом внесения фактических данных о выполнении работ является открытие и редактирование учетного обменного документа в интерфейсе веб-браузера с помощью Excel Online. Этот способ легко реализуется на любом планшете с доступом в интернет.
Ответственный 2-го подрядчика открывает в браузере учетную таблицу по своим работам, и вносит данные о фактически выполненных объемах работ и трудозатратах бригады по соответствующим дням. Также можно указать причины задержек в текстовом поле «Проблемы». Сохранение изменений документа в общей облачной папке происходит автоматически, поэтому его нужно просто закрыть.

Теперь вернемся к проекту планировщика в Microsoft Project. Для корректного анализа отклонений выполнения работ по настроенным индикаторам после загрузки фактических данных, сначала установим актуальную дату отчета.

Теперь загрузим в общий план проекта группу заполненных отчетных документов. Для этого нужно через ленту инструментов PlanBridge открыть окно «Менеджер документов», и нажать кнопку «Получить и обновить». В результате, в столбце «Получен/обновлен» появляется дата и время последнего изменения обменных документов ответственными. Перед загрузкой документов в план можно проверить их содержание нажатием кнопки «Открыть в Excel». Для загрузки в план данных из обновленных документов необходимо выделить нужный нам пакет, нажать кнопку «Загрузить в проект». После этого закрываем окно Менеджера.

В результате план актуализируется фактическими данными. В представлении «Диаграмма Ганта» можно увидеть

  • графическое отображение наметившегося отклонения от базового плана сроков выполнения работ за первую неделю,
  • изменение % завершения и значения индикаторов оперативного состояния работ,
  • а также внесенные ответственными в учетных документах текстовые сообщения о проблемах выполнения работ.

В представлении «Использование задач» можно увидеть загруженные из обменных документов данные по выполненным физическим объемам и трудозатратам рабочих в соответствующих временных интервалах, а также сравнить их с повременными данными базового плана.
В представлении «Использование ресурсов» наглядно отображены итоговые данные по освоению каждого физического объема и трудозатратам каждого подрядчика.

На вкладке «Отчеты» панели инструментов Microsoft Project планировщик может открыть настроенные связанные наглядные отчеты. В отчете по первому подрядчику отображены диаграммы сравнения базового и фактического, подневного и накопительного освоения объемов работ по кладке стен из газобетона, и фактических трудозатрат Каменщиков. В отчете по второму подрядчику наглядно видны отклонения по освоению объемов бетонирования полов и фактических трудозатрат бетонщиков.

Вот и всё на сегодня. Чтобы начать пользоваться PlanBridge, заходите на сайт http://ms-project.info, и скачивайте наш продукт.

В следующем видеоуроке мы собираемся рассказать еще об одном удобном и эффективном варианте учета выполненных работ и актуализации плана – об использовании специальных ресурсных столбцов. Спасибо вам за внимание!

Сбор и учет в Microsoft Project фактических данных об исполнении проекта: 2 комментария

  1. Для ввода фактической информации по ресурсам лучше всего за основу взять представление Использование задач , сохранить его с новым названием, вывести нужные колонки и поля, настроить масштаб временного распределения и сохранить созданную таблицу с новым названием. В правой части представления Использование задач вы сможете вести повременный неравномерный учет рабочего времени трудовых ресурсов или повременный неравномерный учет используемых материалов и статей затрат.

  2. День добрый,
    Можно получить материалы (проект) используемые в третьем уроке?
    - на базе вашего шаблона будет значительно быстрее покатать и показать работу продукта

Добавить комментарий для Vikulki Отменить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>