Одним из важнейших аспектов управления исполнением проекта является получение фактических данных по задачам проекта от лиц, ответственных за их исполнение. Фактические данные необходимы для анализа на предмет их отклонения от значений, заложенных в базовом плане проекта, и последующего принятия мер по приведению текущего плана проекта в соответствие базовому плану.
Задачу анализа фактических данных менеджеру проекта помогает решить MS Project Professional, однако проблему автоматизации сбора этих данных возможно решить только с помощью дорогого и громоздкого MS Project Server.
PlanBridge успешно решает проблему одновременного сбора фактических данных из неограниченного количества источников.
Пример. Сбор фактических данных по проекту
1. Формирование обменного документа (ОД)
1.1. Для всех задач проекта (кроме суммарной задачи проекта) занесите наименование ответственного в поле "Куратор" (Текст1).
1.2. Создайте новую схему обмена данными.
1.3. На вкладке "Описание" укажите название схемы.
1.4 Перейдите на вкладку "Столбцы", добавьте в схему поле "% завершения", поставьте флаг "Загрузка".
1.5. Перейдите на вкладку "Задачи и ресурсы", установите "Распределять задачи" → "По файлам кураторов" → "Все кураторы".
1.6. Перейдите на вкладку "Данные назначений", установите флаг "Отображать диаграмму Ганта и данные за период" → флаг "Редактировать" в группе "Данные ресурсов".
1.7. Сохраните схему, нажав "OK".
1.8. Нажмите "Сохранить файл", выберите схему выгрузки, нажмите "OK". Укажите базовое название файла и путь для сохранения.
2. Заполнение ОД
Обратите внимание: несмотря на то, что в данном примере используется только одна схема выгрузки, при сборе фактических данных по проекту куратор "Стр1_Куратор" отчитывается по фактическим трудозатратам рабочих, назначенных на задачи, а второй куратор "Стр2_Куратор" отчитывается по % завершения.
2.1. Откройте каталог, в который были сохранены обменные документы.
2.2. Откройте в MS Excel ОД для сбора факта через повременные данные, и занесите данные.
2.3. Сохраните и закройте ОД.
2.4. Откройте в MS Excel ОД для сбора факта через процент выполнения, и занесите данные.
2.5. Сохраните и закройте ОД.
3. Загрузка ОД в проект
3.1. Нажмите "Загрузить файл", выберите документ обмена данными и нажмите "OK".
3.2. Повторите пункт 3.1 для другого ОД.