Предлагаем вашему вниманию интервью с Сергеем Сметаниным — PMP, Руководителем направления методологии «Управление проектами и Бизнес-процессы» Проектного Офиса строительной Компании «Ленстройтрест», поделившимся с нами опытом внедрения нашего программного продукта PlanBridge.
- Сергей, добрый день! Хотелось бы узнать в деталях о вашем опыте внедрения и использования PlanBridge. Какими возможностями программы, и для каких целей пользуются в вашей Компании?
- Добрый день! В общих чертах, нашей целью является сбор фактических объемов от исполнителей (со строительных площадок). Я провёл исследование аналогичных продуктов, и после тестирования предложил к использованию PlanBridge. На данном этапе мы не стали задействовать полный набор возможностей программы, а ограничились только сбором факта.
- Вы внедряли PlanBridge собственными силами. Расскажите, пожалуйста, подробнее о том, как протекал этот процесс.
- Когда мы протестировали PlanBridge на простых проектах, мы решили взять один серьёзный проект в качестве пилотного, но довольно быстро поняли, что сможем применить эту технологию на всех проектах. Было принято решение формировать обменный документ (форму) на целый месяц, но при этом собирать факт раз в неделю.
- Что представляет собой ваш типичный обменный документ?
- Форма представляет собой набор столбцов. В левой части стандартные расчётные столбцы Project: процент завершения, отклонения, и так далее. Обычно это 6-8 информационных столбцов, а также поле Заметки. В правой части у нас ежедневные данные за текущий месяц.
- Почему было принято решение собирать факт раз в неделю?
- Я с самого начала предлагал это делать по неделям. Поначалу, я встретил некоторое сопротивление, т.к. все утверждали, что этот процесс потребует дополнительных трудозатрат. Но сразу же стало понятно, что для стройки собирать факт по неделям – это оптимально для качественного мониторинга. Я разработал следующую технологию: обменные документы создаются в первый день месяца после того, как все проекты актуализировались в ИСУП. Проектный Офис создаёт обменную форму с приемлемым для всех названием, например, «Обменная форма на апрель». В схеме выгрузки задаётся период выгрузки (текущий месяц), остальное остается неизменным. Кстати, в процессе внедрения возникло следующее пожелание: нам не хватает поля, в котором бы отображался, а также импортировался в MS Project, суммарный факт за текущий период. Более того, это предложили именно потребители обменных форм – технадзоры и руководители объектов.
- Да, мы про подобные потребности слышали.
- Это действительно нужно. Причем, мы сначала об этом услышали от ответственных за предоставление фактических данных.
- Кто именно предоставляет вам фактические данные?
- Стройка. Технадзор или руководитель объекта, которые находятся на стройке. Обменный документ я выгружаю на портал ИСУП в SharePoint, то есть на сайт, который привязан к проекту Project Server. Они заходят на сайт и там же заполняют, таким образом никакой пересылки по почте мы не осуществляем.
- Да, это удобно.
- И также удобно, что есть версии. Например, на начальном этапе удалили форму, а я ее потом восстановил. Ну и версионность видна. Я настроил в библиотеке документов SharePoint поля – кто и в какое время занес информацию в форму. Может быть, исполнители этого не очень хотели, но это работает.
- Помимо фактических объемов, какие ещё данные вы выгружаете и собираете с помощью обменных документов?
- Во-первых, я вывел для ответственных поле «Заметки» и научил их туда писать любые замечания. Они очень обрадовались, потому что не надо звонить координатору, т.к. в заметках видны все вопросы и замечания за неделю. Что они еще видят в полях? Они смотрят, конечно, отставание от базового плана – такое поле у нас там есть. Но кроме поля Заметки, им запрещено, в том числе на уровне программы, что-либо редактировать в левой части формы. Мы вчера проводили практикум для руководителей объектов и технадзора. Я им сказал: «Ваше дело – только факт внести. Если вы будете равномерно и правильно вносить факт за неделю, то мы очень быстро выведем проект на нормальный уровень мониторинга». Они это понимают.
- Какого рода комментарии попадают в «Заметки»?
- Чаще всего они касаются «выправления» проекта. Их видит координатор, я-то их не смотрю. Также мне приходится руками делать часть работы. Когда я обновляю форму, актуализирую ее, я как раз вычищаю эти заметки в ручном режиме. Но это минутное дело. Ручной труд присутствует пока, но это не страшно.
- Это, получается, все данные, которые вы собираете с исполнителей?
- Да, мы берем факт, и этого достаточно, чтобы потом применить методику освоенного объема. Нам другие данные практически от них и не нужны.
- Столкнулись ли вы с какими-то проблемами в процессе внедрения?
- Есть, например, одна проблема, которая относится к специфике наших процессов. У нас ресурсы очень своеобразно сделаны: не кирпичи, и не кубы бетона, а ресурс идёт с привязкой к договорам и доп. соглашениям. То есть, чтобы вы понимали, у нас не получается завести стандартный ресурс и его постоянно использовать. Ставки тоже не спасают. Например, у нас есть договор на 1700 кубометров бетона. Его заключили по результатам прошедшего тендера, подрядчик определен, договор заключен. Но потом заключаются дополнительные соглашения, которые, например, изменяют закупочную цену, и у нас появляется новый ресурс. И вот с этим возникает проблема. Например, дополнительное соглашение не подписано, и в Project не появилось, поэтому стройка его как ресурс не видит, но работы у них уже идут.
- Как вы решаете эту проблему?
- Это организационные моменты. Проблему мы решили за счет заметок. Координатор, при проверке формы, видит в заметках комментарий, что отсутствует ресурс для внесения факта. Затем запрашивает у сметчиков дополнительное соглашение и вносит в проект ресурс, скажем, «Дополнительное соглашение №… на 100 кубометров бетона». И этот ресурс появляется в форме при последующей выгрузке. Соответственно, в следующую неделю ответственные проставляют факт и за предыдущую неделю, и за текущую. И эту проблему позволяет решить, как раз недельная схема работы. Когда предлагали собирать факт раз в месяц, это стало одним из главных контраргументов.
- Используете ли вы возможность детализации плана проекта с помощью PlanBridge?
- Мы сейчас взяли от PlanBridge чисто утилитарно только то, что нам надо, чтобы закрыть «горячую точку». А эта возможность продукта хорошая, да. По крайней мере, я про нее знаю, и как только увижу, что есть возможность попробовать ее, я обязательно ее применю.
- Сергей, подводя итог под нашим разговором. Какое ваше общее впечатление об использовании программного продукта PlanBridge? Оправдал ли он ваши ожидания?
- Считаю, что пилот мы завершили достаточно успешно, всё что планировали, мы запустили. Результаты внедрения мое руководство одобряет, всё хорошо. Фактически, этот процесс, который был сверстан мной на базе Project Server и PlanBridge, плюс административное воздействие, заработал нормально. А это уже технология!
