При участии специалистов нашей компании в НПО «АМС — МЗМО» была внедрена распределенная система проектного управления на базе MS Project с бюджетированием фонда оплаты труда. Компания АМС-МЗМО занимается проектированием, изготовлением и монтажом чистых помещений для медицины и фармакологии. Руководство этой организации приняло решение внедрить инструменты и методологию проектного управления для ускорения проектирования (как первый этап), снижения затрат на проектирование, лучшего контроля календарных графиков выполнения работ.
Созданная система управления проектами работает на базе MS Project с использованием кастомизированной под нужды клиента надстройки PlanBridge и специально разработанной надстройки PlanBridge Network. Она предназначена для формирования планов отделов организации на основе общего плана проекта, и актуализации общего плана в зависимости от выполнения планов отделов. Надстройка разработана силами специалистов компании «Информационные системы в проектировании».
Основные сценарии функционирования системы
Как начальный этап работы системы, в Microsoft Project создается файл Главного инженера проекта (ГИП) – централизованный план работ проектного подразделения. ГИП в своем файле формирует общий план работ с заданием наименования проекта, группы работ отдела-исполнителя, наименование альбомов, работы (части альбома), крайнего срока выполнения работ, лимита фонда оплаты труда по отделам-исполнителям. Ввод проектов в план производится по мере поступления заданий на проектирование.
Общий план работ ГИПа
Далее общий план с помощью модуля ГИПа в PlanBridge Network выгружается на файловый сервер в формате XML. Руководитель каждого из отделов (с помощью модуля начальника отдела PlanBridge Network) загружает в файл отдела в формате MS Project план с работами, предназначенными отделу. Руководитель отдела назначает на работы исполнителей (трудовые ресурсы), указывает трудоёмкость, задает последовательность выполнения работ и формирует календарный план-график. При необходимости проводится структурная декомпозиция работ. При планировании автоматически рассчитывается плановый бюджет работ и проекта в целом.
Из плана отдела через PlanBridge формируются обменные документы (формы) в формате Excel с планами работ исполнителей на заданный период (месяц). Обменный документ содержит табель с календарным планом работ. План работ исполнителей обновляется периодически (по мере появления в плане отдела новых проектов).
Исполнители регулярно отчитываются о трудозатратах по работам и физическом % завершения по работам. Эти данные еженедельно загружаются из обменных форм исполнителей в план отдела для контроля выполнения работ и бюджета работ.
Данные о трудозатратах по работам отдела, загруженные в план ГИПа
Фактические данные отделов через PlanBridge Network публикуются в формате XML для передачи в файл ГИПа. Далее посредством модуля ГИПа PlanBridge Network факт загружается в общий план проектного подразделения, и там формируются отчеты по проектам в целом.
По итогам месяца в отделах на основании данных о фактическом выполнении работ, производится начисление заработной платы исполнителей и их премий. Выгрузка отчета о работе за месяц производится из планов отделов через PlanBridge в заранее подготовленный шаблон в формате Excel. Листы отчета со сводной информацией о работах исполнителей (с группировкой по проектам и исполнителям) и предложением по их оплате формируются из шаблона автоматически. Описанная функция выгрузки отчетов – часть кастомизации PlanBridge специально по заказу АМС-МЗМО.
Отчет о работе отдела за месяц, выгруженный из PlanBridge
Автоматически сформированный лист отчета с группировкой по исполнителям
Из отчета данные по фактическим результатам работы в разрезе по исполнителям загружаются в систему 1С УПП для начислений зарплаты, а данные в разрезе по проектам загружаются в систему управленческого учета для формирования учета выполнения бюджета по проектам.
Лист отчета с предложением по оплате работы отдела
В системе проектного управления ведется учет дополнительных расходов (командировки, оперативные работы и т.п.).
Схема потоков данных в ИСУП
Технические подробности и ограничения
Распределение прав доступа и защита данных обеспечивается с помощью структуры папок с установленными правами доступа на файловом сервере.
Общее количество работ в системе ограничивается производительностью компьютеров, на которых работает MS Project. Желательно применение производительного компьютера для работы с планом ГИПа. В плане ГИПа с приемлемыми затратами времени обрабатывается до 15 – 20 тысяч строк работ. Количество отделов не ограничивается. Для ведения планов отделов достаточно компьютеров с производительностью, достаточной для офисных приложений.
Для работы системы управления проектами рекомендуется сеть из компьютеров для руководителей отделов и файловый сервер с постоянной памятью 1 ТБ. Надежность системы обеспечивается за счет резервного копирования на сервере. Размер памяти для резервных копий определяется периодом копирования и глубиной хранящихся данных, практически для хранения годового архива достаточно емкости 2 ТБ.
Вскоре мы опубликуем интервью с Андреем Никифоровым – помощником президента АМС-МЗМО по развитию, который занимается организацией внедрения проектного управления в компании.
