Почему строительным компаниям не нужен Project Server

Считается, что с достижением некоторого уровня культуры управления проектами любая крупная компания должна внедрить у себя сервер управления проектами, например, Project Server. Вроде бы, это логичное утверждение, не вызывающее сомнений. Но мы попробуем его проверить, и сравнить ключевые возможности Project Server с потребностями отделов управления проектами в компаниях-подрядчиках и генподрядчиках строительства. Перечислим основные функции сервера, и опишем, как они используются в строительных компаниях.

Microsoft Project Server хранит проектную информацию в центральной базе данных SQL Server, обеспечивая доступ к ней пользователям в корпоративной сети. Администратор сервера управляет правами доступа к проектам, определяя группы пользователей и их привилегии.

Даже в крупных строительных компаниях отдел управления проектами состоит всего из нескольких человек, каждый из которых может контролировать десятки проектов. При этом нет необходимости использовать Project Server для обмена проектной информацией внутри отдела: достаточно настроить простое хранилище на файловом сервере. Для получения информации от других отделов, таких как финансовый, сметный, отдел механизации, не требуется Project, поскольку информация от них поступает по отдельным срезам проекта: деньги, ресурсы, материалы. Более того, делиться с ними файлом проекта, содержащим полную информацию, небезопасно и даже вредно.

Что касается подрядчиков, естественно, у них нет доступа ни к Project Server, ни к файлам проектов. Информация, необходимая для отслеживания хода их работ, зачастую представляет собой простые таблицы Excel. Очень важной становится возможность автоматического обновления графика в Project этими данными.

Менеджер проектов назначает на задачи участников команды проекта, которые получают список своих назначений через PWA (Мои Задачи, My Tasks). Далее они должны отчитываться об изменениях состояния задач и своих трудозатратах по ним, через Мои Задачи, или с помощью механизма Расписаний (Time Sheet). Таким образом, менеджер оказывается в курсе текущего состояния проекта.

Project Server позволяет более эффективно использовать ресурсы и предсказывать потребность в них. Это делается путем анализа загрузки в разрезах проектов и в разрезе ресурсов, с помощью Центра Ресурсов (Resource Center).

Применительно к строительным проектам, описанные функции мало актуальны. Трудозатраты таких трудовых ресурсов, как рабочие, не могут адекватно отражать состояние проекта, поэтому их учет не ведется вообще. Для оценки степени завершенности работ используются физические объемы.

Имеет смысл планировать и оценивать использование дорогой техники, чтобы не допускать ее простоев. Но далеко не вся техника может легко перемещаться между объектами, и вдобавок, она является арендуемой под конкретный проект (башенные краны, например). Поскольку, как правило, она на 100% занята на одном проекте, следует озаботиться эффективным использованием техники внутри одного проекта, чтобы сократить критический путь ее использования. Project Server в этом не поможет.

С помощью PWA можно более понятно и надежно задавать представления, чем с помощью Microsoft Project. Для содействия корпоративной стандартизации представления могут быть защищенными. Project Server хранит настраиваемые календари, представления, таблицы, фильтры и поля в Глобальном Корпоративном Шаблоне (Enterprise Global Template), и менеджеры получают доступ к последней версии шаблона при каждом запуске Microsoft Project.

Корпоративный шаблон — это, конечно, удобно, но при малом числе пользователей, которые могут начинать проекты, без него можно обойтись. Менеджеры проектов могут договориться о шаблоне, хранимом централизованно в виде файла. При использовании некоторой смекалки, можно даже настроить использование одного, централизованно хранимого файла Global.mpt на всех рабочих местах MS Project. Некоторые планировщики и вовсе не используют шаблоны, ведь обычно в строительных проектах используется всего 2 — 3 простых календаря: стандартный 8-часовой рабочий день, 24 часа (3 смены по 8 часов), 22 часа (2 смены по 11 часов).

Для любого проекта, опубликованного на Project Server, может быть создана Рабочая Область (Project Workspace). Это сайт SharePoint, где команда проекта может делиться документами, вопросами и рисками проекта.

Эта возможность, по большому счету, относится к SharePoint, поэтому можно использовать SharePoint как хранилище документов, но не пользоваться Project Server. Более простое решение для корпоративной сети — файловые папки. Поскольку для подрядчиков интранет организации в любом случае недоступен, для взаимодействия с ними придется использовать облачные хранилища, такие как Google Drive и SkyDrive. В этих сервисах можно хранить и документы, доступ к которым требуется внутри организации.

Центр Проектов (Project Center) обеспечивает отчеты на проектном уровне для разных подразделений организации. Используя отчеты, менеджеры могут углубляться в детали проектов для принятия решений. Задачи, ресурсы и проекты могут обладать Корпоративными Пользовательскими Полями, вокруг которых удобно строить отчеты.

Пожалуй, это главная возможность сервера, для которой сложно найти полноценную замену. Но следует учитывать, что круг сотрудников, которым необходим доступ к отчетам, ограничен несколькими топ-менеджерами организации. Возможность создавать отчеты «на лету» им обычно не требуется, и поэтому менеджер проекта может готовить отчеты по запросу в настольном варианте MS Project.

Project Server позволяет создавать портфель проектов, с помощью рабочих процессов, управление которыми доступно в корпоративной сети через браузер. На основе данных регулярного мониторинга проектов портфеля система помогает сделать вывод о степени соответствия проектов портфеля стратегическим целям организации. Каждый проект может состоять в нескольких портфелях, чтобы отслеживать различные аспекты проекта. Отчеты, средства визуализации и анализа помогают оптимизировать планы проектов.

Вопросы портфельного управления стоят несколько в стороне от планировщиков, работающих в отделе управления проектами строительной компании. Как правило, в принятии стратегических решений о запуске новых проектов они не принимают участия, а для оценки рентабельности предстоящих проектов топ-менеджмент использует другие инструменты. Однако, оценка показателей KPI текущих проектов на основе данных проектной системы им была бы полезна.

Если подвести итог этим рассуждениям, можно сказать следующее. Для большинства повседневных задач планирования и отслеживания проектов, которыми заняты сотрудники отделов управления проектами в компаниях-подрядчиках строительства, Project Server не требуется. Более того, использование сложной информационной системы управления проектами может внести дополнительные накладные расходы в деятельность отдела, не придав дополнительной бизнес-ценности результатам его работы.
Какие же инструменты помогут управлять проектами планировщикам строительных компаний? Об этом мы расскажем в будущих статьях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>