Как связать с реальной жизнью план вашего проекта в MS Project, сохранив при этом время и нервы

Предлагаем вашему вниманию первую, вводную статью под авторством Виталия Денисова — опытного аналитика строительных проектов.

Что такое проект, и зачем нужны информационные системы управления проектами

Каждому руководителю в своей деятельности приходилось реализовывать те или иные проекты.

Проект – это некий замысел, который реализуется в рамках ограниченного времени и бюджета. Для этого необходимо запланировать, организовать и координировать ряд работ и ответственных за их выполнение. И хотя проекты могут быть разными по целям, содержанию, срокам и бюджету, все они нуждаются в управлении.

Управление проектами эффективнее осуществлять с помощью специальных инструментов – информационных систем управления проектами (ИСУП). Стремительное развитие информационных технологий предоставляет выбор как среди дорогих профессиональных пакетов, включающих множество опций и возможностей, так и более доступных систем с базовым набором функций планирования, актуализации и анализа проектов.

Давайте попробуем разобраться: зачем вообще нужна информационная система управления проектами, и можно ли обойтись без нее?

Итак, представьте, что ваш проект – деловая поездка в другой город. У вас есть для этого автомобиль, определенный запас топлива, денег на текущие расходы в пути и перечень населенных пунктов, которые вы должны проехать по пути к конечной цели.

В бодром настроении вы садитесь за руль, запускаете двигатель и отправляетесь в путь. Проехав определенный участок пути, на какой-нибудь проселочной развилке без указателя вас наверняка заинтересуют следующие вопросы:

• С какой скоростью я еду?
• Какое расстояние пройдено, и сколько еще ехать?
• В каком месте пути я нахожусь?
• В какую сторону дальше ехать?
• Сколько бензина осталось в баке?
• Не перегрет ли двигатель?
• В порядке ли масляная система?

И тут вы неожиданно обнаруживаете, что забыли взять с собой дорожную карту, а GPS-навигатор и приборная панель вашего автомобиля не работают!

Думаю, закаленные, привыкшие к тяготам и лишениям автомобилисты смогут найти ответы на вышеперечисленные вопросы. Но согласитесь, что дальнейшая поездка с такими условиями может принести вам массу неприятных сюрпризов… Цель вашей поездки, в лучшем случае, будет достигнута с огромным перерасходом времени, топлива, денег, и главное – нервов, которые, как известно, не восстанавливаются!

Система управления проектами необходима для создания общей информационной модели проекта, которая содержит структуру работ, технологическую последовательность, сроки выполнения, назначенные материальные и трудовые ресурсы, бюджет. Эта модель отображает: каким путем и в рамках каких ограничений вы намереваетесь достичь цели проекта, какие задачи выполняются, какие возникают отклонения, какие корректирующие решения принимаются для того, чтобы проект не ушел «в свободное плавание».

Проблемы оперативного обновления графиков в MS Project

Если вы используете для планирования десктоп MS Project, можно собрать на совещании команду управления проектом, и совместными усилиями составить план реализации проекта. В этом плане вы создадите структуру проекта, распределите зоны контроля за группами работ между внутренними и внешними ответственными лицами, определите объемы работ, необходимые трудовые и материальные ресурсы, рассчитаете стоимость и общий плановый бюджет проекта.

Когда все-таки вы составите и утвердите базовый план-график вашего проекта — не спешите расслабиться… Потому что базовый план – это только маршрут, прочерченный на дорожной карте, дающий определенные ориентиры для реализации вашего замысла (поездки). Но приборная панель и GPS-навигатор в вашем автомобиле по-прежнему останутся нерабочими…

Через некоторое время после начала проекта крайне трудно и долго придется искать ответы на следующие вопросы:

• Каковы темпы выполнения работ и нет ли отставания по срокам?
• Какие работы уже выполнены, какие выполняются, какие должны начаться?
• Какой объем работ проекта уже выполнен, и какой плановый остаток?
• Какой бюджет освоен, какой остался, и нет ли текущего перерасхода?
• Насколько эффективно используются трудовые и материальные ресурсы?
• Каковы отклонения ключевых показателей проекта?
• Как повлияют на проект те или иные управленческие решения?

Чтобы модель вашего проекта не стала статичным памятником несбывшимся замыслам, необходимо наладить оперативную обратную связь между вами и ответственными лицами, владеющими оперативной информацией о фактическом выполнении работ, изменениях состава и технологии. Обновляя план текущими оперативными данными, вы сможете осуществлять автоматический расчет текущих отклонений темпов работ и сроков, освоенных и оставшихся объемов, загрузки ресурсов и состояния других ключевых показателей проекта. Таким образом вы сможете своевременно принимать корректирующие управленческие решения, чтобы удержать проект в рамках заданных ограничений, или как минимум, минимизировать наметившиеся отклонения.

Проблема заключается в том, каким способом вы намерены собирать оперативную информацию от ответственных и переносить полученные данные в модель плана MS Project.

• Обзванивать ответственных по телефону?
• Собирать различные текстовые или электронные отчеты в произвольной форме?
• Регулярно искать и встречаться с каждым ответственным за тот или иной блок работ?

В любом из этих случаев аналитику или менеджеру проекта (РП) придется потом в ручном режиме каждый раз вносить в план проекта новые данные о фактическом выполнении и изменениях параметров проекта, потому что поступающая информация — неформатная, не систематизированая, и не может быть импортирована в план MS Project.

Использование PlanBridge для актуализации проекта с помощью обмена документами Excel

Однако не расстраивайтесь: эта проблема эффективно решается с помощью дополнения PlanBridge, которое выполняет функцию информационного моста между планировщиком (менеджером проекта), работающим в MS Project, и удаленными ответственными.

Это решение для организации проектной коммуникации, не требующее использования единой корпоративной системы, которое позволяет менеджеру легко и удобно обмениваться данными проекта с его участниками, посредством уникального механизма экспорта/импорта проектов из MS Project в Excel.

PlanBridge позволяет организовать распространение и сбор проектных данных из общего плана MS Project через специальные электронные документы-запросы удаленным ответственным по любым разрезам плановых и фактических данных о работах проекта. Эти обменные документы представляют собой таблицы Excel c инструкцией для заполняющего. Их заполнение не потребует от членов вашей команды никаких специфических знаний, поскольку интерфейс MS Excel знаком подавляющему большинству пользователей персонального компьютера.

Гибкие настройки системы обеспечивают защиту данных вашего проекта от некорректного изменения. Менеджер проекта может предоставлять ответственным возможность видеть и изменять только те данные общего плана, которые ему необходимы.

Разнообразие способов обмена оперативными данными по проекту

Передача проектной информации возможна самыми разнообразными способами: через корпоративную сеть, электронную почту, файлообменные сервисы, облачные хранилища. Планово-отчетные таблицы могут заполнять одновременно несколько удаленных ответственных, имеющих любой девайс (ПК, ноутбук, планшет, смартфон), подключенный к Интернет. После заполнения ответственными, вы всего за несколько минут можете загрузить обновленные данные из этих таблиц в общий план MS Project.

Преимущества использования PlanBridge в управлении проектами

Таким образом, с помощью PlanBridge, вы устанавливаете двусторонний обмен оперативными данными со всеми ответственными и получаете в MS Project динамичную информационную модель выполнения вашего проекта или портфеля проектов, а также актуальные отчеты о текущем состоянии всех интересующих показателей. Эффективность, упорядоченность и скорость коммуникаций в проекте увеличиваются в несколько раз!

Теперь вы сможете своевременно и взвешенно принимать управляющие решения по вашим проектам!

Подробное описание примеров рабочих сценариев по планированию, учету, актуализации и анализу плана проекта с использованием PlanBridge мы рассмотрим в последующих обучающих статьях и видеоуроках.