Видеоурок по совместному планированию проекта в MS Project без сервера

Встречайте наш новый канал на YouTube, где мы будем публиковать видеоуроки по управлению проектами с использованием Microsoft Project и наших продуктов.

В первом уроке на примере строительного проекта демонстрируется, как руководитель проекта может организовать процесс его совместного планирования всеми компетентными участниками проектной команды с помощью MS Project и PlanBridge.

Видеоряд снабжен полными субтитрами: даже если вы не можете включить звук, вы можете прочесть все комментарии тренера прямо в проигрывателе.

Добрый день. Компания Brise представляет видеоурок, подготовленный аналитиком строительных проектов Виталием Денисовым.

В этом уроке предлагаю вашему вниманию простой сценарий, который позволит объединить знания и компетенции рабочей группы по совместной разработке плана проекта без использования дорогостоящих серверных информационных систем управления проектами. Для реализации сценария используется только вполне доступное программное обеспечение и бесплатные облачные сервисы.
Как известно, управление проектом – это применение методов, инструментов и совместных компетенций команды к работам и процессам для достижения заданной цели проекта. Важной неотъемлемой частью успешного управления проектом является планирование. Чтобы успешно выполнять задачи проекта, необходимо правильно составить план. Однако при использовании локальной версии информационной системы Microsoft Project как инструмента планирования, к сожалению, возникает ряд проблем. Хотя десктоп MS Project вполне удобен для индивидуальной работы планировщика, к сожалению, он не является единой информационной системой для оперативной коммуникации между участниками рабочей группы. Исходные данные для планирования работ находятся у нескольких удаленных специалистов и в разных информационных форматах: в документах Word, возможно, в каких-то документах Excel, в ежедневниках, а чаще всего просто в уме специалиста. С программой Microsoft Project большинство участников, к сожалению, работать не умеет, да и сама программа эта тоже не у всех есть. В результате, исходный план формируется директивно под желаемые оптимистичные сроки, без учета специальной технологии выполнения, а структура, последовательность, и сроки распределения объемов в таком плане, как выясняется впоследствии, не соответствует реальной технологии выполнения работ.

Давайте рассмотрим, как можно сформировать информационную систему для совместного планирования и отчетности о выполнении работ, с возможностью подключения в общие процессы планирования всех компетентных специалистов. Для этого предлагаю использовать следующие компоненты. Десктоп Microsoft Project, надстройку для реализации коммуникаций между участниками PlanBridge, всем известную программу Excel, а также доступ в Интернет и сервис бесплатных веб-хранилищ документов, такой например, как OneDrive. Итак, в предлагаемой конфигурации информационной системы планировщик или руководитель проекта работает с десктопом Microsoft Project и надстройкой PlanBridge. А специалисты рабочей группы, владеющие знаниями о деталях работ, излагают свои знания в документах Excel, которые специально размещаются в облачных хранилищах документов, где предоставляется доступ для их редактирования. Надстройка PlanBridge служит своеобразным информационным мостом между общим планом Microsoft Project и распределенными обменными документами Excel, в которых ответственные могут как планировать, так и отчитываться о выполнении работ. Кроме того, в отдельных папках облачного хранилища можно размещать любую электронную документацию, акты выполненных работ, исполнительную документацию, наглядные отчеты для руководства.

Итак, для разработки плана реализации проекта планировщику совместно с рабочей группой необходимо выполнить ряд процессов:

  • необходимо создать общую структуру по блокам работ и ответственным;
  • определить крайние сроки и контрольные вехи промежуточных результатов календарного плана;
  • создать пул физобъемов и материалов для назначения на работы;
  • создать трудовые ресурсы, например, машины, механизмы, некие рабочие бригады;
  • также создать единичные расценки этих ресурсов;
  • далее необходимо детализировать этапы и блоки работ, определить технологическую последовательность выполнения;
  • также необходимо назначить физические объемы, материалы, трудовые ресурсы и стоимости на работы проекта;
  • определить сроки выполнения работ, распланировать освоение физобъемов по временным периодам;
  • а также установить дополнительные ограничения, контрольные точки, установить связи и рассчитать критический путь плана проекта.

На этой блок-схеме изображен общий сценарий рабочих процессов поэтапного создания календарного плана, и распределение ролей участников по его созданию. В данном сценарии участниками рабочей группы являются планировщик, старший прораб, прорабы по видам строительно-монтажных работ, а также инженеры производственно-технического отдела. Итак, первым шагом планировщик выполняет настройки полей и параметров информационной системы Microsoft Project, настраивает в дополнении PlanBridge схемы запросов для создания обменных документов Excel, создает в облачном хранилище общую рабочую область для размещения документов и совместной работы ответственных с этими документами. К этим обменным документам обеспечивается доступ старшего прораба, который сначала формирует в них верхний уровень структурной декомпозиции работ, и задаёт крайние сроки выполнения этапов верхнего уровня. Старший ответственный назначает подчиненных ответственных (это в нашем сценарии прорабы по видам работ), для того чтобы дальнейшую детализацию каждого этапа выполнял тот, кто будет его впоследствии отслеживать и отчитываться о выполнении. Также старший прораб предоставляет доступ к этому обменному документу всем ответственным для возможности совместной корректировки сроков начала и окончания этапов верхнего уровня. В этом же обменом документе инженер ПТО (производственно-технического отдела) создает общий пул материальных и трудовых ресурсов для дальнейшего назначения на работы плана, и данный документ в принципе готов для первичной загрузки исходных данных в модель плана Microsoft Project.

На втором этапе данного сценария планировщик с помощью PlanBridge загружает данные обменного документа в Microsoft Project и получает план верхнего уровня декомпозиции работ. Кроме того, в план загружаются заданные в обменном документе материальные и трудовые ресурсы, которые впоследствии могут быть использованы для назначения на детальные работы плана. Далее планировщик создает пакет обменных документов по ответственным, и либо автоматически рассылает их по указанным адресам электронной почты, либо сохраняет в общей рабочей папке облачного хранилища, предоставив ответственным ссылку для доступа и редактирования этих документов Excel. Каждый из ответственных, получив доступ к обменному документу (либо получив его почтой), детализирует свой блок работ, задает последовательность и плановые сроки выполнения, а также назначает из общего пула ресурсов, которые находятся в этом же документе, объемы работ, материалы, и задействованные строительные механизмы. Данные заполненных обменных документов планировщик загружает в созданный план первого уровня структурной декомпозиции работ, и в результате формируется детализированный план-график работ с назначенными физическими объемами, материалами и трудовыми ресурсами. Для определения критического пути календарного плана и отслеживания рисков отклонения у сроков выполнения отдельных этапов работ, планировщик уже непосредственно в Microsoft Project устанавливает связи работ, дополнительные контрольные точки, и сохраняет базовый план для утверждения.

Далее предлагаю рассмотреть уже практическую реализацию всех описанных процессов на простом рабочем примере.

Для начала давайте рассмотрим реализацию первого этапа нашего сценария на рабочем примере в Microsoft Project.

Для этого создаем новый файл проекта. В таблице задач у нас присутствует поля: код структуры, наименование задачи, длительность, начало и окончание, крайний срок. Кроме этих стандартных полей, добавлено текстовое поле для внесения фамилий ответственных за детализацию, и текстовое поле для внесения адресов электронной почты. Для создания обменного документа и отправки ответственным за детализацию, перейдем на вкладку PlanBridge. Нажимаем кнопку «настройка схем». У нас открывается реестр схем экспорта/импорта в Excel, предварительно настроенных планировщиком. Выберем одну из настроенных для нашего сценария схем, и вкратце посмотрим, как она настроена.

На первой вкладке у нас поле для заполнения инструкции заполняющему, комментарий для планировщика и наименование схемы
На второй вкладке у нас указаны столбцы, которые должны попасть в обменный документ. Галочками указаны те столбцы, значения которых мы будем загружать в Microsoft Project при обратной загрузке обмена документами. На вкладке задачи у нас стоит галочка в чек-боксе «распределять задачи». В данном случае у нас один куратор по фамилии Каркасов, для него создастся отдельный обменный документ. Если кураторов больше, каждому из них будет направлен свой документ.

На вкладке «данные назначений» стоит галочка в чек-боксе отображать диаграмму Ганта и данные за периоды. Деление периода указано одна неделя.

Во вкладке «дополнительно» указывается максимальное количество детализирующих задач для каждой задачи (15), указано количество новых ресурсов, которые разрешено создать в обменном документе (20 позиций), и разрешен импорт полей данных ресурсов: тип, стандартная ставка, и так далее.

На этом основные настройки выполнены. Нажимаем OK и закрываем предварительный просмотр схемы.

Теперь нажимаем кнопку «сохранить документ», выбираем только что проверенную схему для сохранения, и нажимаем ОК. Выбираем на диске папку OneDrive, документы из которой синхронизируются с облачным хранилищем OneDrive, выбираем внутри нее папку, в которую мы хотим сохранить документ, и задаем его наименование. Экспорт обменного документа в указанную папку завершен.
Далее открываем папку, в которую мы сохранили документ, генерируем ссылку на OneDrive, для того, чтобы поделиться с ответственным. Открываем почтовую программу, вводим его почтовый адрес для отправки, и вставляем в письмо созданную ссылку. Ответственный Иван Каркасов получает данное письмо со ссылкой, открывает его, и по ссылке открывает папку с сохраненным документом.

Далее ответственный открывает этот документ для редактирования прямо в браузере. В обменном документе, который открывает ответственный, есть две вкладки: «использование задач», куда вносятся задачи, их сроки, и данные ответственных. Развернем ее. А также там есть вкладка «ресурсы», куда инженер ПТО вносит наименования материалов, физических объемов, возможно, машин и механизмов, для того, чтобы в дальнейшем их можно было загрузить в файл Project. Перейдем на вкладку использование задач. В данном документе все ответственные совместно и одновременно могут вносить данные о детализирующих работах, сроках начала и окончания, а также фамилии и почтовые адреса. Справа на этом листе обменного документа для наглядности отображаются отрезки диаграммы Ганта. На вкладке «ресурсы» инженер производственно-технического отдела вносит данные о физических объемах, материалах, а также единичные ставки этих ресурсов. Таким образом, все необходимые данные общего плана проекта внесены в обменный документ. Ответственный закрывает документ, и он синхронизируется с папкой на компьютере планировщика. Возвращаемся к нашему проекту в Microsoft Project.

Нажимаем кнопку «загрузить документ». В окне проводника выбираем наш файл обменного документа, и нажимаем «открыть». Через некоторое время получаем сообщение о том, что загрузка успешно выполнена. В результате мы видим, что задача, которую детализировал ответственный, стала суммарной. В нее добавились как задачи второго уровня все те этапы, которые были внесены в обменный документ. Также указаны сроки начала и окончания, фамилии и адреса электронной почты ответственных, крайние сроки. Кроме того, сформирован код структуры. В результате планировщик получает укрупненный план основных этапов работ, а также контрольные вехи и данные об ответственных, которым впоследствии нужно будет отправлять отдельные обменные документы для более глубокой детализации. Перейдем на лист ресурсов, и видим, что пул ресурсов, заполненный в обменном документе, также подгрузился в файл нашего проекта.

В следующем уроке я собираюсь продемонстрировать процесс дальнейшей детализации данных этапов работ, и назначение ресурсов через обменные документы. Спасибо вам за внимание.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>