Финансовое планирование и учет в строительном проекте с помощью Microsoft Project

Продолжаем серию статей от Виталия Денисова.

Прямой или косвенной целью большинства строительных проектов априори является получение прибыли всеми его участниками. Внешние участники проекта: Проектировщик, Генподрядчик, специалисты по инжинирингу, маркетингу, логистике и др. планируют и получают свою прибыль на инвестиционной стадии проекта, Команда проекта от Заказчика – мотивационные бонусы по завершению инвестиционной стадии. Сам инвестор-заказчик планирует получить свою прибыль на стадии эксплуатации или продажи построенного объекта.

Используя единичные расценки объёмов работ, материалов, машино- и человеко-часов, и назначив все ресурсы в правильном количестве на работы календарного плана, можно рассчитать плановый бюджет проекта. Однако, не совсем удобно (а точнее – совсем неудобно) планировать и вести учёт фактических финансовых проводок в подробной структуре технологического плана работ MS Project.

На это есть ряд объективных причин:

  1. Структура, содержание и степень детализации работ, трудозатрат и материалов в сметном учёте существенно отличается от СДР и назначений технологического плана работ MS Project;
  2. Операции финансовых поступлений, закупок и выплат подрядчикам, формального принятия работ – это дискретные события, которые не всегда совпадают со сроками и темпами фактического выполнения работ;
  3. Суммы каждой фактической транзакции (финансовой операции) охватывают большое количество работ технологического плана. Крайне затруднительно корректное распределение суммы каждой транзакции по соответствующей группе работ;
  4. Информация о финансовых проводках находится в базах бухгалтерских программ или таблицах Excel, и не интегрирована с технологическим графиком выполнения работ в MS Project.

Рассмотрим один из простых способов финансового планирования и учёта в проекте MS Project с участием внешних и внутренних ответственных лиц, посвящённых в коммерческие тайны финансового учёта.

Этот сценарий будет приемлем для Генподрядчика, которому важно правильно распределять входящие (от Заказчика) и исходящие (закупки материалов и выплаты субподрядчикам) финансовые потоки, не допуская кассовых разрывов, а также контролировать величину текущей дебиторской задолженности перед Заказчиком, путём учёта стоимости выполненных и формально принятых работ. Кроме того, Генподрядчик сможет контролировать внутреннюю рентабельность выполнения групп работ по локальным сметам на основании разности между суммами финансирования Заказчиком, согласно договорной стоимости работ, и затратами на закупки материалов, оборудования, оплату строительных машин и механизмов, трудозатраты собственных трудовых ресурсов, а также внешних подрядчиков.

Я предлагаю следующую пошаговую реализацию данного сценария.

Шаг 1

  • Группировка работ технологического плана по блокам, соответствующим определённым локальным сметам или договорам;
  • Создание отдельного блока задач (или связанного подпроекта) «Взаиморасчеты» для ведения планирования и учёта движения фактических финансовых операций по проекту. Каждая задача данного блока соответствует финансовым проводкам по определённой локальной смете (или договору);
  • Создание в пуле проекта материальных ресурсов – финансовых статей: Финансирование, Актирование, Закупки и выплаты;
  • Назначение на каждую задачу блока «Взаиморасчёты» данных финансовых статей в соответствии с договорной стоимостью;
  • Установка связей взаиморасчетов с соответствующими суммарными задачами графика производства работ для синхронизации плановых сроков выполнения работ и проведения взаиморасчётов. Если первые операции финансирования и закупок планируются раньше, в связях устанавливаются соответствующие отрицательные задержки.
План проекта, содержащий блок взаиморасчетов

План проекта, содержащий блок взаиморасчетов

  • Настройка представлений и фильтров в Project для удобства внесения и отображения итоговых и повременных данных по взаиморасчётам:
Представление, настроенное для отображения взаиморасчетов

Представление, настроенное для отображения взаиморасчетов

Шаг 2

  • Настройка в PlanBridge схем экспорта/импорта данных через обменные документы Excel:
    • Схема для внесения Подрядчиками и Поставщиками плановых оплат по временным интервалам (неделям) по внутренним договорам Генподрядчика;
    • Схема для внесения финансовым менеджером Генподрядчика по временным интервалам сумм финансирования (Заказчиком), в соответствии с внешней договорной суммой каждой локальной сметы.
  • Рассылка, заполнение и загрузка обменных документов Excel от подрядчиков и финансового менеджера Заказчика через PlanBridge в Project:
  • Заполненный обменный документ, содержащий финансовую информацию

    Заполненный обменный документ, содержащий финансовую информацию

    Заполненный обменный документ, содержащий финансовую информацию

    Заполненный обменный документ, содержащий финансовую информацию

    • Анализ в модуле отчётов MS Project общего плана взаиморасчётов и корректировка повременных данных по статьям в случае кассовых разрывов:
    Наглядный отчет по взаиморасчетам

    Наглядный отчет по взаиморасчетам

    • Создание наглядных отчётов в формате Excel по шаблонам для анализа кэш-фло. Анализ проводится по структуре оценок локальных смет и взаиморасчётов с отдельными подрядчиками:
    Наглядный отчет по локальным сметам

    Наглядный отчет по локальным сметам

    Наглядный отчет по взаиморасчетам с подрядчиками

    Наглядный отчет по взаиморасчетам с подрядчиками

    • Сохранение базового плана взаиморасчётов в Project.

    Шаг 3

    • Настройка в PlanBridge ресурсных столбцов для отображения плановых и фактических затрат по каждой статье:
    Настройки ресурсных столбцов в PlanBridge

    Настройки ресурсных столбцов в PlanBridge

    Таблица задач с финансовыми столбцами

    Таблица задач с финансовыми столбцами

    • Настройка схемы обменных документов для учёта финансовым менеджером Генподрядчика сумм фактического финансирования (Заказчиком), текущих выплат Поставщикам и Подрядчикам, и сумм принятых по актам работ (закрытия обязательств перед Заказчиком). Суммы учитываются по временным интервалам (неделям):
    Настройки схемы PlanBridge для обмена финансовой информацией

    Настройки схемы PlanBridge для обмена финансовой информацией

    Настройки схемы PlanBridge для обмена финансовой информацией

    Настройки схемы PlanBridge для обмена финансовой информацией

    • Еженедельная выгрузка, заполнение обменных документов по созданной схеме, и последующая загрузка фактических данных из них в план Project:
    Обменный документ, заполненный финансовым менеджером

    Обменный документ, заполненный финансовым менеджером

    • Синхронизация данных в ресурсных столбцах, перерасчёт итогов, актуализация диаграмм в наглядных отчётах:
    План проекта после актуализации

    План проекта после актуализации

    План проекта после актуализации

    План проекта после актуализации

    Отчет по фактическому плану финансирования

    Отчет по фактическому плану финансирования

    Наглядные финансовые отчеты

    Наглядные финансовые отчеты

    При необходимости, вы можете расширить применяемый в плане проекта список статей финансового учёта, и настроить дополнительные шаблоны отчётов.

    Используя подобный сценарий, вполне можно вести полноценный финансовый учёт в проектах, не приобретая дорогостоящее программное обеспечение для интеграции данных ИСУП и информационной системы смено-финансового учёта. Чтобы заказать внедрение этого сценария в своей организации, пишите нам. Если вас заинтересовали определенные функции PlanBridge или Project, приглашаем задать вопросы экспертам на странице в Facebook, форуме microsoft-project.com.ua, или по e-mail.

    Аналитик проектов
    Виталий Денисов

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>