Продолжаем серию статей от Виталия Денисова.
Прямой или косвенной целью большинства строительных проектов априори является получение прибыли всеми его участниками. Внешние участники проекта: Проектировщик, Генподрядчик, специалисты по инжинирингу, маркетингу, логистике и др. планируют и получают свою прибыль на инвестиционной стадии проекта, Команда проекта от Заказчика – мотивационные бонусы по завершению инвестиционной стадии. Сам инвестор-заказчик планирует получить свою прибыль на стадии эксплуатации или продажи построенного объекта.
Используя единичные расценки объёмов работ, материалов, машино- и человеко-часов, и назначив все ресурсы в правильном количестве на работы календарного плана, можно рассчитать плановый бюджет проекта. Однако, не совсем удобно (а точнее – совсем неудобно) планировать и вести учёт фактических финансовых проводок в подробной структуре технологического плана работ MS Project.
На это есть ряд объективных причин:
- Структура, содержание и степень детализации работ, трудозатрат и материалов в сметном учёте существенно отличается от СДР и назначений технологического плана работ MS Project;
- Операции финансовых поступлений, закупок и выплат подрядчикам, формального принятия работ – это дискретные события, которые не всегда совпадают со сроками и темпами фактического выполнения работ;
- Суммы каждой фактической транзакции (финансовой операции) охватывают большое количество работ технологического плана. Крайне затруднительно корректное распределение суммы каждой транзакции по соответствующей группе работ;
- Информация о финансовых проводках находится в базах бухгалтерских программ или таблицах Excel, и не интегрирована с технологическим графиком выполнения работ в MS Project.
Рассмотрим один из простых способов финансового планирования и учёта в проекте MS Project с участием внешних и внутренних ответственных лиц, посвящённых в коммерческие тайны финансового учёта.
Этот сценарий будет приемлем для Генподрядчика, которому важно правильно распределять входящие (от Заказчика) и исходящие (закупки материалов и выплаты субподрядчикам) финансовые потоки, не допуская кассовых разрывов, а также контролировать величину текущей дебиторской задолженности перед Заказчиком, путём учёта стоимости выполненных и формально принятых работ. Кроме того, Генподрядчик сможет контролировать внутреннюю рентабельность выполнения групп работ по локальным сметам на основании разности между суммами финансирования Заказчиком, согласно договорной стоимости работ, и затратами на закупки материалов, оборудования, оплату строительных машин и механизмов, трудозатраты собственных трудовых ресурсов, а также внешних подрядчиков.
Я предлагаю следующую пошаговую реализацию данного сценария.
Шаг 1
- Группировка работ технологического плана по блокам, соответствующим определённым локальным сметам или договорам;
- Создание отдельного блока задач (или связанного подпроекта) «Взаиморасчеты» для ведения планирования и учёта движения фактических финансовых операций по проекту. Каждая задача данного блока соответствует финансовым проводкам по определённой локальной смете (или договору);
- Создание в пуле проекта материальных ресурсов – финансовых статей: Финансирование, Актирование, Закупки и выплаты;
- Назначение на каждую задачу блока «Взаиморасчёты» данных финансовых статей в соответствии с договорной стоимостью;
- Установка связей взаиморасчетов с соответствующими суммарными задачами графика производства работ для синхронизации плановых сроков выполнения работ и проведения взаиморасчётов. Если первые операции финансирования и закупок планируются раньше, в связях устанавливаются соответствующие отрицательные задержки.
- Настройка представлений и фильтров в Project для удобства внесения и отображения итоговых и повременных данных по взаиморасчётам:
Шаг 2
- Схема для внесения Подрядчиками и Поставщиками плановых оплат по временным интервалам (неделям) по внутренним договорам Генподрядчика;
- Схема для внесения финансовым менеджером Генподрядчика по временным интервалам сумм финансирования (Заказчиком), в соответствии с внешней договорной суммой каждой локальной сметы.
- Анализ в модуле отчётов MS Project общего плана взаиморасчётов и корректировка повременных данных по статьям в случае кассовых разрывов:
- Создание наглядных отчётов в формате Excel по шаблонам для анализа кэш-фло. Анализ проводится по структуре оценок локальных смет и взаиморасчётов с отдельными подрядчиками:
- Сохранение базового плана взаиморасчётов в Project.
Шаг 3
- Настройка в PlanBridge ресурсных столбцов для отображения плановых и фактических затрат по каждой статье:
- Настройка схемы обменных документов для учёта финансовым менеджером Генподрядчика сумм фактического финансирования (Заказчиком), текущих выплат Поставщикам и Подрядчикам, и сумм принятых по актам работ (закрытия обязательств перед Заказчиком). Суммы учитываются по временным интервалам (неделям):
- Еженедельная выгрузка, заполнение обменных документов по созданной схеме, и последующая загрузка фактических данных из них в план Project:
- Синхронизация данных в ресурсных столбцах, перерасчёт итогов, актуализация диаграмм в наглядных отчётах:
При необходимости, вы можете расширить применяемый в плане проекта список статей финансового учёта, и настроить дополнительные шаблоны отчётов.
Используя подобный сценарий, вполне можно вести полноценный финансовый учёт в проектах, не приобретая дорогостоящее программное обеспечение для интеграции данных ИСУП и информационной системы смено-финансового учёта. Чтобы заказать внедрение этого сценария в своей организации, пишите нам. Если вас заинтересовали определенные функции PlanBridge или Project, приглашаем задать вопросы экспертам на странице в Facebook, форуме microsoft-project.com.ua, или по e-mail.
Аналитик проектов
Виталий Денисов
Очень подробная и хорошая статья . Хорошо бы видео-урок в Project. Не все понятно при назначении задачам ресурсов. Спасибо .
Спасибо за отзыв. Мы не планируем делать видео-уроки по Project в общем, без отраслевой специфики. Такого контента уже достаточно много на YouTube
Жаль. Финансовое планирование и учет в строительном проекте с помощью Microsoft Project- такого видеоурока достойного нет. Спасибо за ответ.
Если у Вас есть специфические вопросы по этой тематике, мы готовы провести консультацию.