Особенности использования Microsoft Project в проектных институтах

В этой заметке пойдет речь о проектных организациях, основная деятельность которых – работы по проектированию объектов или изделий. В первую очередь, это проектные институты или конструкторские бюро, выполняющие проектно-изыскательские работы (ПИР). Также это могут быть научно-исследовательские организации, проводящие НИОКР, хотя их деятельность можно планировать менее предсказуемо, в связи с более творческим рабочим процессом, успех которого зависит от таланта отдельных сотрудников.

С течением времени управление проектированием становится всё более важным, поскольку современное промышленное производство (как и строительство, монтаж, и т.д.), которое пользуется результатами трудов проектировщиков, становится более автоматизированным и высокотехнологичным. Руководство проектных институтов старается повысить эффективность управления, внедряя современные программные продукты, такие как Microsoft Project. Перечислим основные особенности использования ИСУП на основе MS Project в проектных организациях.

Акцент на управлении трудозатратами

Поскольку основной вклад в результат проекта в проектном институте вносят множество высококвалифицированных специалистов-проектировщиков, основными затратами в такой организации является их фонд оплаты труда. Это делает их проекты похожими на IT-проекты.

Поэтому одной из основных особенностей использования Project в таких проектах является «правило Маклауда»:

На задачу должен назначаться только один ресурс. Если работу выполняет несколько исполнителей, она разбивается на несколько задач.

Соблюдение этого правила позволяет однозначно связать задачу и назначение, и тем самым, упростить учет и аналитику трудозатрат по проекту, а также облегчить решение с помощью Project следующей важной проблемы, возникающей в проектных институтах.

Это проблема оптимизации загрузки трудовых ресурсов (ее максимизация в рамках отведенного рабочего времени, и устранение перегрузок, выравнивание). Для ее решения существует визуальный оптимизатор ресурсов (также известный как представление «Планирование групп») в Project Professional. Стоит отметить, что, хотя оптимизация большого графика – математически очень сложная задача, даже идеальное ее математическое решение может быть далеко от идеала на практике. Например, потому, что при выравнивании неизбежны прерывания работы над одними задачами и переключение на другие, что ведет к потере производительности труда, а Project это никак не учитывает.

Визуальный оптимизатор ресурсов

Основой для оценки производительности труда проектировщиков, ее последующего нормирования и планирования является сбор фактических трудозатрат исполнителей. Этот процесс можно автоматизировать даже таким простым инструментом, как PlanBridge, распределяя по исполнителям задач проекта обменные документы с запросом фактических трудозатрат.

Обменный документ для отчета по трудозатратам (Excel)

Есть и более функциональное решение с использованием Project Server – отчетность по трудозатратам через табеля (timesheets). Хотя использование сервера намного дороже и сложнее по IT-инфраструктуре, чем простой Project, у него есть ощутимые преимущества:

  • Возможность оптимизации трудозатрат исполнителей в рамках всех проектов организации, в которых они участвуют.
  • Распределение ресурсов по уровням иерархии на основе СДРес с предоставлением различным уровням различных прав. Более привилегированные ресурсы могут делегировать задачи и возможности отчетности по трудозатратам менее привилегированным.
  • Возможность учета внепроектных (административных) трудозатрат ресурсов.
  • Благодаря централизованной базе данных, хранящей информацию о трудозатратах проектировщиков, можно проводить глубокий анализ производительности труда отчеты с помощью отчетов Microsoft Reporting Services или Analysis Services.
  • Интеграция системы управления проектами с SharePoint, который обеспечивает хранилище документов и систему документооборота, а также многие другие полезные функции.

Поэтому для крупного проектного института можно рекомендовать этот вариант системы управления проектами корпоративного уровня на основе Project Server.

Совместное формирование состава работ в календарно-сетевых графиках участниками нескольких отделов

Отличием проектов ПИР/НИОКР от такой популярной отрасли, как IT, является большой размер КСГ проектов – множество работ и разветвленная структура СДР. Часто встречается подход, когда каждый начальник отдела несет ответственность за свой участок графика проекта. Это оправдано, поскольку менеджер большого проекта не может знать всех тонкостей состава работ и квалификации исполнителей, которые на эти работы будут назначаться. При такой организации планирования начальник отдела самостоятельно формирует блок СДР, выполняемый своим отделом (выполняет детализацию суммарной задачи). Project Server поддерживает этот сценарий только с помощью механизма подпроектов, но у него есть ряд недостатков, на которых мы сейчас останавливаться не будем. Детализировать задачи в рамках одного проекта может только дополнительный компонент ИСУП, такой как наш модуль совместной детализации.

detalization04

Как получить помощь экспертов при внедрении

Практическая реализация внедрения ИСУП на базе Microsoft Project в проектной организации – очень обширная тема, которая не может быть раскрыта в одной заметке.
Рекомендуем заинтересовавшимся читателям изучить бизнес-процессы управления проектами ПИР/НИОКР и их реализацию в MS Project в статье Алексея Просницкого «Microsoft Project в проектных организациях. Сценарии и инструменты».

Содействие в настройке Project Server и дополнительных компонентов к нему для нужд проектной организации вы можете заказать у нас.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>